歯科医院の受付業務は
予約管理、会計、カルテ管理、在庫管理
など多岐に渡るかと思います。
患者数の多い歯科医院では、
スタッフだけでなく歯科衛生士も
電話対応に追われていることが
多いかもしれません。
また、スタッフのいない歯科医院では
院長先生自ら電話対応している
歯科医院もあるのではないでしょうか。
実は電話対応というのは、
歯科医院全体の時間的なロスを
生んでいるといわれる業務です。
そこで今回は、
歯科医院のネット予約管理についてのメリット
をご紹介できればと思います。
ネット予約で電話予約がいらない
美容院でも飲食店でも多くのお店が
ネット予約を導入するようになってきています。
ネット予約は予約サイトなどを通じて、
予約ができるシステムです。
導入している歯科医院も増えていますが、
それでもまだ電話予約がメインという歯科医院は
多いのではないかと思います。
確かに歯科医院では
治療内容によって診察時間が
大幅に異なってしまうため
なかなか予約時間を確定しづらいかと思います。
虫歯といっても、
CR充填と抜髄では治療時間が
30分以上違うこともありますよね。
痛みの症状が強ければ
さらに治療時間が長くなることも
あるかと思います。
だからネット予約はできないと
考えてしまう先生は
多いのではないでしょうか。
しかし、例えば
定期的なメンテナンスの予約と初診は
ネット予約できるようにするというように
治療の種類を限定して
ネット予約にするだけでも、
電話応対の時間は減らせるかもしれません。
電話予約が
メンテナンス患者さんの分だけでも減ると、
月に100件近い電話を減らすことが
できるかもしれません。
1回の電話応対の時間が3分だとしたら、
300分、なんと5時間もの労働時間を
削減できることになりますので、
別の業務をする時間に
充ててもいいかもしれません。
全ての治療を最初から
ネット予約にすることは難しいかと思います。
ですが、
できる範囲内でネット予約を取り入れることは、
労働時間の大きな削減となる可能性を
秘めています。
電話予約がないと受付業務が減る
歯科医院の規模にもよりますが、
1日に40人ほどの来院患者数が
ある歯科医院であれば、
メンテナンスの予約電話や予約変更の電話は、
月100件程あるかと思います。
1件あたりの応対時間が3分であれば、
電話応対だけで5時間もの労働時間を
消費していることになります。
5時間の労働時間が捻出できるようになれば
在庫管理や院内イベントの企画、勉強会
といった歯科医院にとってプラスになる取り組みを
行えるようになるかもしれません。
どうしても電話応対1件1件の応対時間が
少ないので、労働時間としては短いと
考えてしまうのではないでしょうか。
しかし、トータルで見たときには
電話対応に多くの労働時間を
費やしていることになります。
少しでも労働時間を効率化し、
別の業務ができるように効率化することが
重要になってくるかと思います。
業務効率化で患者数もアップ
電話応対を減らせば、
業務時間を効率的に削減できるでしょう。
また、電話応対以外においても
受付業務は効率化することが
できるかもしれません。
例えば、自動レジを導入することで、
会計時間を削減しやすくなります。
カルテを電子カルテ化することで、
カルテ管理も効率があがるかもしれません。
会計時間、治療後の予約時間を削減できれば
患者さんの待合室での待ち時間を削減でき、
効率的に患者さんを診察しやすくなるでしょう。
その結果、
駐車場の数に制限があるような歯科医院では、
1時間に診察できる患者数を増やすことが
できるかもしれません。
電話応対が減れば、
スタッフの心理的な負担も
減らすことができるかもしれません。
今まで通りのやり方を変えて、
業務効率化をした歯科医院では、
過去最高益を売り上げた歯科医院も
あるようです。
電話予約を完全に無くして、
ネット予約にするというのは
難しいかもしれません。
ですが、まずは初診とメンテナンスだけ
ネット予約にしてみることで、
労働時間を削減できる可能性があります。
ぜひ少しずつ取り入れてみて、
業務の効率化だけでなく、
スタッフの心理的負担も軽減させてみては
いかがでしょうか。
