歯科医院では、
ミーティングをする機会が多いと思います。

しかし、

「ミーティングをしても方針が
何も決まらなかった」

「ミーティングを行ったにもかかわらず、
業務に改善が見られなかった」

とスタッフが感じる会議が多いと、
意味のないミーティングで
終わる可能性が高いです。

また、スタッフから

「ミーティングする必要ある?」

といった不満が出たり、
やる気を失ったりすることにも
繋がる可能性があります。

そこで今回は、
スタッフのやる気を引き出す
意味のあるミーティングのやり方について
紹介していきます。

ミーティングを3つに分類する

そもそも、

「みんなで話し合いをすれば解決する!」

といった考え方は、
逆にスタッフの意欲を損なう恐れがあります。

ミーティングの内容が曖昧で、
行うべき行動がハッキリしていないと、
「ミーティングをした」という
事実だけをつくって
満足してしまう恐れがあります。

「ミーティングをした」という
満足感があるだけでは何も解決しないと
思いませんか?

そこで、現在行われている
様々なミーティングを分類して、
成果に繋がる会議体制を作りましょう!

ミーティングは、
次の3つに分けていきます。

①トップダウン型
②ボトムアップ型
③全員参加型

それぞれについて
詳しく解説していきます。

①トップダウン型(情報は上から下へ)

トップダウン型は、
新しいことを始めるにあたっての
ミーティングです。

例えば、

  • 子ども虫歯予防月間の概要や内容
  • スタッフに対しての指示命令や連絡事項

など、
このミーティングでは、
院長や主任が中心となって
情報をスタッフに伝えていきます。

②ボトムアップ型(情報は下から上へ)

ボトムアップ型は、
院長や主任からの指示命令に対する
部下からの報告が中心です。

例えば、
患者さんの個人情報の変更の報告、
虫歯予防月間の状況の確認や
起きていることを院長や主任が
確認するためのミーティングになります。

③全員参加型(情報を全員で共有して検討する)

全員参加型のミーティングでは、
遠慮なく全員で、アイディアを
出し合っていきます。

また、個人の課題や問題を
解決するためにも行います。

院長と社員の枠を取り払って、
全員がフラットな状態で
自由に発言することが目的です。

ミーティングを分類する方法

分類する時には、
日頃行っているミーティングの議題を
思いつく限り書き出します。

その中で

①トップダウン型
②ボトムアップ型
③全員参加型

どれに当てはまるのかを見定めます。

例えば、
月曜の朝イチのミーティングでは
院長からの指示や
スタッフから報告の両方を含む場合には、

①トップダウン型:月曜朝イチ後半
②ボトムアップ型:月曜朝イチ前半

と記入します。

そうすることで、
前半は、スタッフからの患者さん情報の報告
後半は、院長からの指示というように
ミーティングの骨組みが明確になります。

また、同じ分類の中に似たような
ミーティングがあれば、
どちらかを止めても良いでしょう。

特に、分類しづらいミーティングは
何となく習慣で集まっているかもしれない
可能性が高いので、
本当に続ける意味があるのか
検討しましょう。

各ミーティングで気をつけるポイント

それぞれのミーティングでは、
次のことに注意しましょう。

①トップダウン型

このミーティングでは、
主に院長がスタッフに対して
指示や行動してほしいこと、
決定事項、連絡事項などを
伝えるのが目的なミーティングです。

曖昧な言葉では、スタッフが
どう行動していいのかわからずに、
目標が達成しづらくなります。

そのため、院長や主任は
抽象的な表現や曖昧な言葉は使わずに
具体的な行動を示しましょう。

また、
1回のミーティングで伝えることは、
3つまでに絞ったほうが良いでしょう。

4つ以上のことを一度に伝えると、
相手の理解の度合いがガクンと
低下してしまうので、
伝えることは必ず3つまでに絞るように
してみてはいかがでしょうか。

②ボトムアップ型

人は自分の行動の結果、
メリットがあればその行動を繰り返す
習性があるみたいです。

その習性を利用して
ボトムアップ型のミーティングでは、
スタッフからの報告を受けたら
必ずフィードバックを
するようにしましょう。

スタッフが目標を達成したら、
しっかりと評価をします。

また、マイナスな報告には
アドバイスをするのも大事です。

例えば、

「材料の発注ミスをした」

という報告に関しては、
まず、報告してくれたこと自体を評価します。

そして、次から同じミスを
しないようにするには、どうしたら良いのかを
アドバイスする流れです。

③全員参加型

全員参加型の会議では
最初にミーティングのゴール
全員で共有しましょう。

時間をかけても結論がでないのは、
全員がミーティングの目的や
ゴールをきちんと
把握していないことが原因であることが
多いようです。

このミーティングの目的や
歯科医院で達成したい課題などを
全員が常に意識できるように、
ホワイトボードや資料などに
明記しておく方法がオススメです。

また、否定的なことは口にしないことも大切です。

全員参加型のミーティングは、
より多くの意見が出ることが重要です。

例えば、
スタッフが発言したことに対して、

「それは無理なんじゃない?」
「もっと良く考えて発言してほしい」

といった否定的な言葉は、
相手を萎縮させて、
発言しなくなる恐れがあります。

スタッフの発言は否定せず、
どんどんアイディアを
出してもらいましょう。

まとめ

毎日の診療もしながら、
ミーティングをする時間を
確保するのは簡単ではありません。

忙しいからこそ、
日々のミーティングを分類して、
目的を明確にすることで
時間を有効活用できるようになります。

また、意味のあるミーティングになると、
スタッフたちの不満も減り、
気持ちが意欲的になり、
新しい取り組みに対しても
積極的になりやすいです。

スタッフのやる気を引き出すためにも
まずは、日々のミーティングを見直して、
改善していきましょう。