院長先生はどんな仕事を抱えていますか？
院長先生の仕事は歯科治療を始め、
- レセプト業務
- スタッフの賃金計算
- 退勤管理
- 医院経営
- 売り上げ管理
など、数え出したらキリがありません。
シフト制を導入して
チーフスタッフがいない歯科医院では、
院長先生がシフト管理を作成している場合も
あるかと思います。
膨大な仕事を抱えているからこそ、
任せられる仕事はスタッフや院長夫人に任せ、
院長の負担を減らすべきです。
今回はどうすれば院長先生の仕事を細分化し、
負担を軽減することができるのか、
具体的な方法とコツをご紹介していきます。
院長の仕事は細分化できる
院長先生の仕事は意外にも
細分化できる業務が多いのではないでしょうか？
歯科医師一人の歯科医院の場合、
治療は院長先生しかできません。
しかし、
歯科医師以外のスタッフが在籍している医院では
治療以外の仕事は
院長先生以外でも出来ることが多いかと
思われます。
まず、歯科診療においては、
メンテナンス業務であれば、
歯科衛生士ができます。
患者さんの具体的な治療説明に関しては、
自費治療などの回数や費用などは、
歯科助手でも可能です。
逆に言えば、歯科診療に関して、
歯科医師が診断から説明を全て行っていては、
１日に診察できる患者さんの人数は
かなり制限されてしまいます。
メンテナンスなら歯科衛生士に、
具体的な治療についての回数や
費用に関しては歯科助手に任せてみましょう。
また、経営面に関して、
人事労務に関しては院長夫人、
もしくは事務員を採用して任せてみることで
院長先生の仕事を減らすことができます。
仕事を細分化することでリスト化もしやすくなり、
スタッフそれぞれに仕事を任せやすくなります。
スタッフに任せるためにも
まずは細分化してみましょう。
スタッフに院長の仕事を任せるための3つのコツ
「スタッフに経営面などの仕事を任せるには
抵抗がある」
という院長先生もいらっしゃるかと思います。
そこで、どうすれば任せることができるのか、
3つのコツをご紹介します。
仕事の目的を理解する
院長先生がスタッフに仕事を任せられない
大きな原因として、
「スタッフが大きなミスをして損害を被る
可能性がある」
という不安が挙げられます。
万が一ミスをすれば
患者さんへの不信感や、
経営面でも
マイナスになってしまうかもしれません。
しかし、ミスをさせないためには、
スタッフに仕事の目的を
理解してもらうことが大切です。
診療分野であれば、
歯科助手が治療内容について
メリット・デメリットを説明するだけでなく、
なぜデメリットが生じるのかまで
理解してもらうようにしましょう。
ゴールを明確化する
仕事を任せるにあたって
ゴールを明確化しておかないと、
ミスが増えてしまう可能性があります。
例えば、症例にもよりますが、
スケーリングであれば、
下顎前歯程度にしか
歯石がついていない程度であれば、
１０分以内に
スケーリングを終わらせるようにする、
強固なステインが着いている場合は、
荒研磨でポリッシングする、
エアフローを用いて
２０分以内にメンテナンスを終わらせるといった
目標を数値化させてみましょう。
歯科助手であれば、
ブリッジの説明は
インプラントの希望の有無を聞いて、
インプラントを希望されないのであれば、
５分以内に説明を終了するといった
時間のゴールを明確化してみましょう。
そうすることで、
不必要な手間暇を省くことができ、
仕事も効率化し、ミスを減らすことができるかも
しれません。
始まりと終わりの情報共有
仕事を任せるにあたって、
情報共有をしておかないと、
進歩状況がわかりません。
給与計算などの労務関係や
レセプトなどの仕事であれば
締め切りが必ずあるので、
いつまでに終わらせることができるのか、
朝礼、終礼の際などに確認することで、
締め切りが意識でき、
提出期限超過といった
ミスを未然に防ぐことが出来るかもしれません。
外注化も検討する
最近では事務長サービスといった
サービスもあるようです。
つまり、
労務関係などの業務を外注化出来る
時代になりつつあります。
外注化することで
院長先生の診療時間外の仕事を削減でき、
プライベートの時間を確保することができます。
費用面が気になるようであれば、
半年など期間を決めて契約して、
コストパフォーマンスが悪いようであれば、
契約を解除することも検討して良いでしょう。
まとめ
院長の仕事は細分化すると、
多くの種類があります。
業務をリスト化し、
それぞれのスタッフに任せたり、
外注化することで
院長先生の負担は軽減できます。
経営面に直結しない仕事からでも
スタッフに理解してもらい、
ゴールを明確化し、任せてみましょう。
