受付は一人で十分？受付採用の重要性を改めて見直そう！

歯科医師は
診療が大変で休む暇なんてなく、
1日が過ぎてしまうことが多いと思います。

この記事を読まれている先生もそうではありませんか？

一方で受付業務は、
歯科医師が必死に診療している最中は
会計業務が進まないので、
手持無沙汰になっている可能性があると思います。

しかし、
まとめて会計をする患者さんが増えたり、
患者さんの来院対応や、診療予約の電話などが
タイミングよく重なると、
受付業務は激務へと変わります。

そうなった場合、
待合室で待っている患者さんも
イライラしてしまう可能性があります。

この場合、
受付業務を1人で行うには限界があります。

そこで今回は、
受付に置く人数は1人でいいのか、
受付採用の重要性についてご紹介します。

受付業務は暇ではない

多くの方が病院にかかると、
受付は受付対応と会計対応のとき以外は
手が空いているような印象をお持ちの方がいるかと
思います。

しかし、
受付は簡単にできる仕事ではないことをご存知でいる
先生も多くいるかと思います。

受付は受付以外にも

会計業務
予約対応
電話対応
クレーム対応

といった様々なことに対応しなくてはいけません。

レセプトのシーズンには
カルテの整理もあり、
月末にかけてより忙しくなります。

もちろん、余裕はある時間もあるかと思います。

ですが、
そこにだけ焦点を当ててしまってはいけません。

激務の時間や時期があることを把握して、
どうすれば受付がより効率的に仕事ができるのかを
考えることも経営者である歯科医師の先生の
大事なお仕事なのです。

2名以上の採用で受付は劇的に効率化する

1日の患者数にもよりますが、
受付は1人では限界があると思います。

1番わかりやすいのが受付時です。

初診患者の問診票、カルテ入力をしている最中に
会計、診察予約の電話、
さらに業者さんまでいらしたら、
パニックになってしまうのは
仕方がないことではないでしょうか。

もちろん、毎回のように
一度に複数の業務をこなさなくては
いけないような状況に陥ることはありませんが、
1日のうちに何度もそういった激務を
こなさなくてはいけない状況は
あると思います。

一般的に
1日の診療人数が50人を
超えるような歯科医院では、
受付１人では十分な対応が難しいと
言われています。
ですから、1日の診療人数が50人以上で
あるなら、受付を2名以上採用しましょう。

なかなか
正社員を2名採用するのは難しいという
歯科医院であれば、
1名は正社員、もう一人は短時間のパートを
採用してみてはどうでしょうか。

2名以上になれば初診のカルテを入力しながら、
会計業務や予約電話対応も同時進行が
可能になります。

さらに初診の患者さんを早くに診察することで、
診療効率も高まります。
ぜひ診療人数が増えてきた歯科医院は
受付採用を検討してみましょう。

3名以上の採用は要注意

受付採用で注意して欲しいのが、
3人以上の採用です。

その場合、余裕のある時間帯も
受付にはありますので、
人件費を考えると、
あまり効率的ではないことがあります。

またそれぞれの責任が分散してしまい、
予約においてミスをしたときに
簡単に責任転嫁されてしまうかもしれません。

従って、受付を3名以上の採用する場合は
注意が必要です。

診察台が8台以上の大きな歯科医院では
受付業務も一般の歯科医院の倍以上になり、
予約に関しても複雑になりがちです。

ですが、３人以上になると
さらに業務が分散してしまい、
より複雑になってしまいます。

3名以上の採用を検討しているのであれば、
受付兼歯科助手として採用してみるのは
いかがでしょうか。
受付が大変な診療の始まりは受付へ、
診療が忙しくなる時間帯は
歯科医師のアシスタント、片付け滅菌業務を
してもらい、また途中の受付業務が
忙しくなる時間帯は会計、受付業務を
対応してもらうといいでしょう。

受付はどうしても

「誰でもいい」
「人数は1人で大丈夫」

と思われてしまいがちです。

ですが、もし、
受付が対応できない状況になって