定期的に院内ミーティングを開催している
歯科医院がある一方で、院内ミーティングを
していない歯科医院もあります。
やった方がいいとは思っていても、なかなか実施
できないと悩んでいる院長先生も多いと思います。
そこで今回は、スタッフの連携力をよりアップ
させるために院内ミーティングがなぜ必要なのか、
加えて注意点についても解説していきます。
院内ミーティングの必要性
院内ミーティングは定期的に開くことで
以下のようなメリットがあります。
情報共有による連携力アップ
ミーティングにより、スタッフの技術力、
セミナーでの受講内容、院内イベントの進行状況
など、様々な情報共有ができます。
情報共有することで、スタッフ全体のレベルを
上げることができ、トラブルを抱えている
スタッフがいれば、サポートすることができます。
目標の確認と進捗管理
院内ミーティングは目標の確認と進捗管理にも
役立ちます。
毎月の新規患者さん獲得目標、自費契約数、
など様々な目標を毎月決めて、それに合わせて
進行状況を把握し、必要に応じて調整や対策を
行うことができます。
院内ミーティングにより目標に対する意識付けが
行われ、より安定的な売上にもつながります。
モチベーションアップ
毎月目標なく働いているとどうしても、
モチベーションが低下します。
院内ミーティングを定期的に開催すると、
他のメンバーの状況も把握できるので、スタッフ間
で刺激にもなり、モチベーションにつながります。
お互いに技術や知識を教え合う場にもなるので、
院内ミーティングは、モチベーションの
観点からも必要です。
院内ミーティングの注意点
院内ミーティングはスタッフの連携力を
高めるためにも必要ですが、注意点もあります。
注意点を守らないと、スタッフから不満が
でることもあります。
院内ミーティングをこれから実施しようと
思っている院長先生や、既に院内ミーティングを
しているがなかなかうまくいかないと思っている
ようでしたら以下のような点に注意してください。
目的とミーティング内容の明確化
ミーティングは目的もなく開催すると、
集中できず、時間が無駄に過ぎてしまいます。
そのため、院内ミーティングを開催するときは、
目的である議題を決め、内容を明確化しましょう。
例えば、自費率の向上が議題ならば、その中から、
各自がやっているカウンセリングのポイント、
カウンセリングツールについて、といった細かい
内容を3項目ほど事前に決めておくと
院内ミーティングが効率的になります。
また、事前に院内ミーティングの議長を
スタッフに任せて、院長先生は議題と内容について
事前にアドバイスすることで、
スタッフの自主性も生まれます。
時間管理
院内ミーティングで注意すべきは、
時間を守って延長しないことです。
予め、ミーティング時間を決めて進行しましょう。
ダラダラと時間だけが過ぎてしまうとスタッフの
集中力も低下し、スタッフのモチベーションを
下げることにもつながります。
終了予定時間になれば残りの議題は次回に
延期します。
そして次回までに必要なことを整理します。
時間管理は徹底しましょう。
コミュニケーションをとる
院内ミーティングでは、スタッフ全員が
積極的に発言できる雰囲気を作ることが重要です。
意見やアイデアを尊重し、フィードバックを
促すようなコミュニケーションを心掛けましょう。
出てきた意見を頭ごなしに否定してしまうと、
次回から発言がなくなってしまいますので
注意が必要です。
受付スタッフと診療スタッフはどうしても
診療中はコミュニケーションが
積極的にとれないこともあります。
だからこそ、院内ミーティングでは、院長先生が
ただ喋る場ではなく、スタッフ同士が積極的に
コミュニケーションをとれる場として
活用できるように注意しましょう。
院内ミーティングはスタッフの連携力を高め、
モチベーションを上げるためにも必要です。
ぜひ注意点に気をつけながら、最初は30分から
でもいいので、開催してみましょう。
