予約の取り方を電子化している
医院も多くなってきました。
電子予約システムにはさまざまなメリットがあり、
上手に活用することで効率的な
医院運営ができます。
その一方で、「電子予約を取り入れたものの従来の
電話予約に戻した」という声も少なくありません。
電子予約システムを導入するメリット・デメリット
をおさらいしながら、上手な活用方法について
考えてみましょう。
電子予約システムとは
予約をインターネット上で管理するシステム
のことで、歯科医院だけでなくさまざまな業界で
積極的に取り入れられている仕組みです。
消費者の中には「電話するのが面倒なので、
ネット予約できる飲食店やホテルしか使わない」
といった声も多く聞かれ、生活スタイルが
多様化する現代 、大変重宝されている
サービスの１つとなっています。
歯科医療業界では、待ち時間の短縮や
計画的な診療を目的とした“完全予約制”
を採用する医院も増えています。
効率的な医院経営が求められる中、対面予約や
電話予約から“電子予約”へ舵を切りたい
と考える医院も多いでしょう。
メリット
電子予約システムには３つのメリットがあります。
集患率のアップ
電話での予約が面倒…、電話する時間がない…
と感じる人でも、電子予約なら気軽に予約できる
ため、新患獲得の機会増加につながります。
また、電話予約にありがちな
「来院希望日時を聞く→ご希望に添えない→代替案
を提案→その日は無理→来院希望日時を聞く…」
という煩わしさが起きないため、
患者さんは予約に踏み切りやすくなるでしょう。
電話対応が減る
電話予約の対応に人手が割かれないのは、
医院運営にとって非常に大きなメリットです。
その分、受付や事務作業など他の業務に集中でき、
スタッフも心に余裕を持って仕事に臨めます。
また、体調不良によるキャンセル連絡など、
予約以外の電話にも対応しやすくなる
という利点があります。
予約以外の機能にも対応
電子予約システムの多くは、医院側・患者さん側の
予約管理だけでなく、さまざまな機能に対応した
ツールをサービスとして提供しています。
・問診機能
・患者さんとのメッセージ機能
・データ分析
・リコール案内のリマインド
・電子カルテとの連動
特に歯科医院に特化したシステムでは、医院運営に
役立つ機能が多く利便性が高いのが特徴です。
デメリット
一方、電子予約システムには３つの注意点も
存在します。
費用がかかる
無料で使えるシステムもありますが、歯科医院に
特化したものやより便利な機能が付帯している
ものは有償であることがほとんどです。
加入費用（初期費用）、月額料金、オプション料金
など料金形態はさまざまで、値段も月額数千円の
ものから数万円のものまで幅広く存在します。
電話予約にしておけばお金がかからない
と考えるのではなく、“電話での予約対応に
どのくらいの人手を割かれているか”という点に
着目して費用対効果を考えるのがおすすめです。
操作に慣れる必要がある
パソコン操作が苦手なスタッフの中には「電子予約
システムに不安を感じる」と感じる人もいます。
実際、予約データの誤削除や
休診日にも予約が入るように設定してしまう
といった人的ミスも聞かれます。
キャンセル率が高まる可能性がある
電子予約は、予約への気持ちのハードルが低くなる
というメリットがある分、キャンセルへの
気持ちのハードルも下げてしまい
キャンセル率が上がる可能性があるのです。
「予約をしたときはちゃんと行く気持ちがあった
のに、予定日になると急に行きたくなくなる…」
このような気持ちの変化は、
多くの人が経験したことがあるでしょう。
また、予約が手軽すぎるが故に
「予約したことをすっかり忘れていた」
という無断キャンセルも多くなりがちです。
上手な活用方法
まずは、サービスの内容をしっかりと精査して
システム選びを進めることが大切です。
サポート体制が手厚く、機能が充実している
システムほど月額の利用料金が高額になります。
かといって、休診日や臨時休診に
対応しにくい無料ソフトを使うと、
トラブルの原因になることがあります。
お試し期間などをうまく使いながら、
自院のニーズに合ったシステム選びをしましょう。
そのうえで、
・新患の無断キャンセルを防ぎたいのであれば、
「利用の対象者を絞る」
・電話予約の対応に追われたくないのであれば、
「電子予約を主とし、電話予約は対応時間を限定」
・スタッフ研修を数日設けて、使い勝手の良い
システムを選ぶ＆使い方を学ぶ
など、電子予約の良さを活かしながら、
発生するデメリットを抑える運用方法を
考えていくのがおすすめです。
